Hoe maak je een digitale nieuwsbrief?

Met een digitale nieuwsbrief kun je direct mensen informeren over en motiveren voor je partij. Een succesvolle nieuwsbrief wordt veel gelezen en gewaardeerd. Het maken van een nieuwsbrief vraagt enige voorbereiding, maar daarna hoeft het niet eens veel werk te zijn.

De lezer

Begin met de vraag wie de gewenste lezer is. Het meest voor de hand liggende antwoord: iedereen in je gemeente die gemiddeld of bovengemiddeld is geïnteresseerd in de gemeente, de lokale politiek of je partij.

Maar ook mensen die weinig op hebben met deze onderwerpen, kunnen lezers worden. Omdat ze bijvoorbeeld wel geïnteresseerd zijn in de onderwerpen waar de politiek of je partij zich mee bezighoudt. De mogelijke plaatsing van windturbines, het ophalen van afval, lokale belastingen, woningbouw en de hulp aan kwetsbare jongeren zijn voor veel mensen interessant.

Hoe werf je lezers?

Het werven van lezers begint zodra de eerste nieuwsbrief is verschenen. Die eerste uitgave gaat naar de leden. Je vraagt hen om abonnees te werven, bijvoorbeeld door de nieuwsbrief door te sturen naar mensen waarvan ze vermoeden dat die geïnteresseerd zijn. Ook maak je reclame via sociale media en de website van je partij.

Verwacht niet dat de abonnees hierdoor heel snel toestromen. Het werven van abonnees is iets eenvoudiger dan het werven van leden, maar niet veel. Net als bij ledenwerving geldt dat campagnes op sociale media weinig soelaas bieden. Het meest effectief is om mogelijke abonnees in persoonlijk contact één voor één te overtuigen.

Maak er een vast (afsluitend) onderdeel van bij een gesprek dat je als fractie(lid) hebt met een lokale vereniging, ondernemer of inwoner(sgroep). “Dank voor dit zinvolle gesprek. Nog een vraagje: mag ik uw mailadres, zodat onze partij u onze nieuwsbrief kan sturen? Dan blijft u op de hoogte van ons doen en laten, ook over het onderwerp waar we het nu over hadden.”

Stuur de nieuwsbrief niet ongevraagd massaal aan onbekenden. Deze vorm van spam is verboden.

De inhoud

De nieuwsbrief staat of valt bij de inhoud. Bronnen voor berichten zijn er genoeg:

  1. Artikelen op de website – Maak van actuele berichten op de website van je partij ingekorte versies voor de nieuwsbrief. Neem een link op naar het oorspronkelijke bericht op de site. Daar vinden lezers het uitgebreide artikel. Voordeel is dat je de lezer zo naar de site trekt, waar ze mogelijk nog andere informatie vinden.
  2. Het fractiewerk – Als fractielid lees je raadsvoorstellen, raadsinformatiebrieven, ingekomen stukken en andere documenten. Je debatteert erover in de fractie en besluit tot acties: je stemt voor of tegen een voorstel, maakt amendementen of moties, houdt betogen en stelt technische of bestuurlijke vragen.

Als je al dat werk hebt gedaan, dan is het schrijven van een artikel daarover voor de nieuwsbrief nog maar weinig werk. Het is eigenlijk niet eens extra werk, want communicatie met achterban, kiezers en inwoners hoort tot de kernactiviteiten van een lokaal politicus. Zo nu en dan is de tekst zelfs al geschreven, bijvoorbeeld in de vorm van een betoog. Een kop en een inleiding erboven voldoen mogelijk.

Heb je meer tijd en zin? Denk dan aan artikelen die je exclusief voor de nieuwsbrief maakt. Een column van de fractievoorzitter bijvoorbeeld. Of plaats interviews. Daarbij kun je niet alleen denken aan vraaggesprekken met fractieleden, maar ook met mensen van buiten de partij. Als het in de raad gaat over de huishoudelijke hulp, kan een interview met een cliënt die deze hulp ontvangt zinvol zijn. Zo’n interview maakt het thema duidelijker voor de lezer.

Vanzelfsprekend verdienen al deze artikelen ook plekjes op de website. Om de nieuwsbrief ‘urgentie’ te geven is het aan te bevelen om de abonnees te belonen. Zij krijgen deze verhalen eerst in de nieuwsbrief te lezen, publicatie op de site volgt later.

Voor leden

Behalve de politieke zaken, kun je in de nieuwsbrief ook een agenda en informatie voor leden opnemen. Bij dat laatste is enige terughoudendheid gewenst: zaken die alleen voor de leden zijn bedoeld, worden natuurlijk niet gepubliceerd. Tegelijkertijd kun je wel aankondigingen of sfeerverslagen van ledenvergaderingen publiceren. Enerzijds versterkt het de band met leden en anderzijds is het promotie om lid te worden.

Pers

Berichten die je partij aan de pers aanbiedt, plaats je vanzelfsprekend ook in de nieuwsbrief. Hier lees je hoe je persberichten maakt.

 

Stijl

Zorg ervoor dat de nieuwsbrief herkenbaar is als afkomstig van jouw partij. Plaats het logo op een prominente plek en geef de nieuwsbrief een naam die refereert aan je partij.

Kies ook een schrijfstijl die past bij het karakter van je partij – een degelijke, conservatieve bestuurderspartij slaat waarschijnlijk een andere toon aan dan een partij die zich gedraagt als een rebelse actiegroep.

Maar wat de stijl ook is: zorg dat de teksten aantrekkelijk en begrijpelijk zijn. Vermijd jargon. Besef dat begrippen die voor raadsleden vanzelfsprekend zijn, buitenstaanders doen afhaken. Termen als amendement, omgevingsvergunning en hamerstuk horen bij de taal van insiders, en niet in een nieuwsbrief.

Koppen

Besteed aandacht aan de koppen van artikelen. Een goede kop is kort, verleidt om het artikel te lezen en dekt de lading.

Een raadsdebat over de jeugdzorg krijgt dus niet de kop ‘Raadsdebat jeugdzorg’. In plaats daarvan kies je ervoor het belangrijkste nieuws of de eigen inbreng centraal te stellen: ‘Te veel kinderen in de knel’. Vind je het lastig? Laat je dan inspireren door koppen van professionele nieuwsmedia.

 

Fotografie

Foto’s en andere illustraties doen ertoe. Ze trekken de aandacht van de lezer. Het is raadzaam een fotoarchief aan te leggen. Dat archief vul je vooral met foto’s die je met een groepje leden maakt in je gemeente. De foto’s passen bij thema’s die nogal eens voorbijkomen in de politiek: de milieustraat, een drukke weg, een park, een school of een specifiek bedrijf. Let hierbij wel op privacy: je mag niet zonder toestemming mensen herkenbaar in beeld brengen. Vanzelfsprekend archiveer je ook foto’s van raadsleden, raadscommissieleden, steunfractieleden en bestuurders van je partij – zowel groepsfoto’s en portretten.

Wees voorzichtig met het gebruik van foto’s van internet. Vaak moeten er rechten worden betaald voor dat gebruik. Je kunt overwegen een abonnement te nemen op een leverancier van stockfoto’s, zoals iStock of Shutterstock. Ook zijn er platforms waar je, nadat je een account hebt aangemaakt, gratis foto’s kunt downloaden. Een voorbeeld is Pixabay.

Het gebruik van het platform Canva is eveneens te overwegen. Deze website stelt gebruikers in staat ontwerpen te maken en te publiceren. Canva heeft ook een fotoarchief. Er is een klein deel gratis beschikbaar. Betaalde abonnees kunnen rekenen op een bijzonder grote voorraad.

 

Opmaak

Voor de vormgeving en opmaak zijn verschillende hulpmiddelen online verkrijgbaar. Het programma Mailchimp is speciaal ontwikkeld voor de productie en verzending van nieuwsbrieven. Ook hier is er een gratis en een betaalde versie. Mailchimp biedt zogeheten formats (stramienen) die keer op keer gebruikt kunnen worden.

Er zijn vanzelfsprekend andere programma’s en websites waarmee nieuwsbrieven gemaakt kunnen worden. Minder bekende platforms zijn Newsletter2go, Smiletemplates en het al genoemde Canva.

Ook het tekstverwerkingsprogramma Word heeft diverse formats. Als je daarvan gebruikt maakt is het zaak de nieuwsbrief voor verzending op te slaan als pdf-bestand.

 

Verzending

Houd ook bij de verzending rekening met de wetgeving voor privacy. Stuur alleen nieuwsbrieven aan mensen die daarvoor toestemming gaven en gebruik het gegeven mailadres ook alleen daarvoor.

Je kunt natuurlijk wel op persoonlijke titel een nieuwsbrief aan een bekende mailen.

Met het al genoemde programma Mailchimp kan de nieuwsbrief ook worden verzonden. Mailchimp biedt standaard de mogelijkheid om een uitschrijf-optie toe te voegen. Die mogelijkheid is verplicht. Je krijgt bericht van de uitschrijving, maar je hoeft de abonnee niet zelf uit te schrijven. Dat gebeurt automatisch.

 

Frequentie

Stel vast hoe vaak en wanneer je nieuwsbrief verschijnt. Zo voorkom je dat productie of verzending erbij inschieten. Een frequentie van één keer per drie maanden is het minimum. Bij minder beklijft de nieuwsbrief amper.

Enkele lokale partijen geven wekelijks (op een vaste dag en tijdstip) een nieuwsbrief uit. Het lijkt een enorm karwei, maar dat valt best mee. Een partij die erg actief is en oog heeft voor communicatie, heeft er geen enkel probleem mee. Maar ook voor andere partijen geldt: je hoeft bij elk betoog of elke motie die je schrijft alleen maar alert te zijn op dat ene communicatiekanaal. Bij alles wat je doet, stel je jezelf de vraag: is dit ook interessant voor de nieuwsbrief? Het antwoord is bijna altijd ja. En omdat je al werk stak in dat dossier, is een berichten schrijven niet zo moeilijk meer.

 

Organisatie

Je kunt de productie in handen leggen van de fractie of bij leden buiten deze groep lokale politici. Elke optie heeft specifieke voor- en nadelen.

De inhoud van de nieuwsbrief gaat vooral over het werk van de fractie – zij zijn daarom het best in staat om daarover te berichten. Uitbesteden aan anderen zorgt voor extra werk en vergroot de kans op ruis.

Dat wordt anders als juist buiten de fractie mensen actief zijn die goed zijn in het redactiewerk. Dat talent moet je benutten. Ander voordeel: juist als zij aan de slag gaan, krijgen ze meer kennis van het politieke werk en dat is voor de partij goed.

Waar je ook voor kiest: de redactie is het meest werk. Als je gebruik maakt van een opmaakstramien, dan is de inzet van een vrijwillige of betaalde vormgever niet nodig. Sterker: de schrijver typt de tekst direct in dat online hulpmiddel.

De schrijvers hebben toegang tot het fotoarchief, het raadsinformatiesysteem, de abonnementenadministratie en hebben de inhoudelijke deskundigheid om stukken te schrijven.

Wel is het goed dat uiteindelijk één persoon eindverantwoordelijk is. Dit voorkomt dat door de collectieve verantwoordelijkheid uiteindelijk niemand die rol neemt. Deze hoofd- of eindredacteur bewaakt het hele productieproces, waaronder de kwaliteit.

 

Tot slot

De ene fractie heeft het gemakkelijker dan de andere. Heb je iemand in je gelederen die graag en gemakkelijk schrijft, dan ben je in het voordeel. Mis je zo iemand, dan wordt het wat lastiger. Niet alleen bij het maken van een nieuwsbrief – schrijftalent is ook welkom bij het maken van persberichten en betogen. Het kan geen kwaad zo iemand speciaal te zoeken. Het helder en pakkend overbrengen van standpunten is immers belangrijk.

Als je kiest voor een praktische productiemethode én als er enige routine is ontstaan, dan wordt het maken van een nieuwsbrief leuk. Je wordt steeds bedrevener in het vertalen van het politieke handelen van je partij naar bondige en pakkende berichten. Als je gedreven abonnees werft, word je ook nog eens beloond – je krijgt alsmaar meer publiek.

Bijkomend voordeel: je bouwt met al die al gemaakte nieuwsbrieven een archief op waar je partij uit kan putten. Zo kun je makkelijk terugvinden wat je partij drie jaar geleden vond van een bestemmingsplan of collegevoorstel.