Organiseren bijeenkomsten

Bijeenkomsten zijn bij uitstek geschikt om in contact te komen met inwoners. Je kunt met hen in gesprek, naar hen luisteren, informatie geven en je standpunten uitdragen. Deze module geeft algemene tips voor het houden van een succesvolle bijeenkomst. Daarnaast staan er adviezen in die specifiek gelden voor bijeenkomsten van politieke partijen.

Algemene tips

Doel

Begin met het antwoord op vraag waarom je een bijeenkomst wilt organiseren. Wil je reclame maken voor je partij? Het partijstandpunt over een bepaald onderwerp uitleggen? Wil je discussiëren met de aanwezigen? Of juist alleen naar hen luisteren? Wat je doelstellingen ook zijn: ze bepalen de verdere invulling.

Een bijeenkomst is vooral geschikt als het doel vraagt om direct contact en interactie met mensen. Is dat niet het geval, overweeg dan andere communicatiemiddelen.

De eerste voorbereidingen

Nadat je de doelstellingen hebt vastgesteld, bepaal je de doelgroep, de locatie en het budget. Samen vormen ze de eerste voorbereidingen van je bijeenkomst.

Doelgroep

Stel vast wie je in je zaal hoopt te zien. Dat kan een bepaalde groep zijn (‘Bewoners van wijk A’), of specifieke personen. Afhankelijk van de doelgroep, bepaal je hoe je ze bereikt. Zie daarvoor verderop het draaiboek.

Verplaats je in je doelgroep. Is het thema waar je het over wilt hebben, urgent of boeiend genoeg voor hen? Welk programma, spreker of andersoortige prikkel zorgt ervoor dat de doelgroep ook daadwerkelijk komt?

Denk ook na over hoeveel mensen je wilt verwelkomen. Afhankelijk van het doel of de doelgroep kan de ene keer een bijeenkomst met tien gasten geslaagd zijn en is een andere keer vijftig bezoekers te weinig. Met hoeveel aanwezigen ben je tevreden?

Als je voor een grote en volle zaal gaat, kies dan een thema dat daarvoor zorgt. Veranderingen in de directe leefomgeving (een bouwplan of voorgenomen aanleg van een weg) en zaken die de portemonnee van mensen raken (bijvoorbeeld afvaltarieven) leiden gemakkelijker tot een grote opkomst dan bijvoorbeeld ‘meedenken over de energietransitie’. Sowieso geldt: hoe concreter, hoe beter. Liever ‘Hondentoiletten in wijk A’ dan ‘het hondenbeleid van de gemeente’.

Budget

Stel vast hoeveel budget je hebt en hoeveel geld de bijeenkomst mag kosten. Begin met een raming van de kosten die je denkt te maken voor promotie, zaalhuur, catering en techniek. Reserveer nog eens 15% van dat totaalbedrag als ‘onvoorzien’, een potje voor onverwachte tegenvallers.

Het is raadzaam dat bedrag te delen door het aantal gasten dat je verwacht of waar je op hoopt. Bepaal vervolgens of de bijeenkomst dat geld per deelnemer waard is.

Je kunt de kosten eventueel verlagen door met sponsors te werken. We adviseren om dit niet te doen. Sponsors ondergraven de onafhankelijkheid van je partij en van de bijeenkomst. Misschien overweeg je om toegangsgeld te vragen. Besef dan dat dat een flinke drempel opwerpt. Terwijl je waarschijnlijk liever wilt uitstralen dat je partij laagdrempelig is en in contact wil komen met alle inwoners en belangstellenden. 

Datum en tijd

Het valt niet mee om een geschikte datum te vinden. Avonden waarop al raadsvergaderingen en andere politieke bijeenkomsten zijn, vallen waarschijnlijk af. Veel mensen hebben het druk, dus het is vooral belangrijk om de gekozen datum tijdig vast te leggen.

Overigens doet ook het thema ertoe bij de datumbepaling. Als je bewoners de kans wilt geven om hun mening te geven over een bepaald raadsvoorstel, dan plan je een avond ruim voor de dag dat daarover wordt gediscussieerd tijdens een commissie- of raadsvergadering.

Nadat je de datum hebt vastgesteld, kies je een tijdstip. Het is algemeen gebruik om te beginnen om 19.30 of 20.00 uur. De inloop begint een kwartier of half uur eerder.

Locatie

Zorg dat de locatie past bij het thema en de doelgroep van je bijeenkomst. Gaat het over een specifieke buurt of wijk, dan zoek je vanzelfsprekend een plek in die omgeving. Bij de keuze kijk je ook naar zaken als kosten, bereikbaarheid, parkeergelegenheid (is niet altijd relevant), catering (zie verderop), techniek (zie ook verderop) en annuleringsvoorwaarden.

Let erop dat de locatie niet overdreven ‘chic’ is, daarmee wek je de indruk dat bij jouw partij het geld niet op kan. En zorg dat de zaal niet te groot is. Liever een paar stoelen tekort dan een zaal vol lege plaatsen.

 

Draaiboek en team

Met het vaststellen van doel, doelgroep, budget en locatie is de basis gelegd. Nu wordt het tijd voor de voorbereidingen op detailniveau. Stel hiervoor een klein team samen, waarbij elk teamlid weet wat er van hem of haar wordt verwacht.

In het draaiboek zijn de volgende zaken opgenomen:

  1. Programma;
  2. Promotie en uitnodigingen;
  3. Techniek;
  4. Catering;
  5. Nazorg.

Programma

Bij een succesvol programma zijn inhoud en vorm in balans. Wat de inhoud betreft: je zorgt ervoor dat de informatie die je wilt overdragen, daadwerkelijk wordt overgedragen. Of dat het ‘ophalen van standpunten van bewoners’ inderdaad gebeurt.

Het succes wordt echter in belangrijke mate bepaald door de vorm. Een lange spreekbeurt door een partijprominent is voor veel mensen niet aantrekkelijk. Liever enkele korte speeches, en dan bij voorkeur gehouden door aansprekende sprekers.

Sprekers laten zich doorgaans graag ondersteunen door PowerPoint of een andere visuele presentatie. Op zich is daar niks op tegen, maar zorg er dan wel voor dat de presentatie het gesproken woord daadwerkelijk ondersteunt, in plaats van dat het beeld afleidt. Te veel tekst op het scherm verandert toehoorders in lezers. En wie zelf steeds naar het scherm kijkt, moet niet verrast zijn dat de zaal dat voorbeeld volgt en de aandacht voor de spreker kwijtraakt.

Het kan ook een goed idee zijn om tenminste één spreker uit te nodigen die niet verbonden is aan je partij. Dat versterkt de geloofwaardigheid en vermindert het risico dat de bijeenkomst wordt beschouwd als een goedkope reclamespot voor je partij.

Wissel diverse vormen af, zoals spreekbeurt, discussie, filmpje en quiz of peiling via mobiele telefoon (Kahoot, Mentimeter). Is het programma langer dan anderhalf uur? Houd dan ergens halverwege een pauze. Die pauze is een goede gelegenheid om informeel met gasten te praten en om te netwerken. Hetzelfde geldt voor de borrel na afloop.

Promotie en uitnodigingen

 Een persoonlijke uitnodiging trekt meer aandacht bij je doelgroep dan een bericht in de lokale media. Als je bijeenkomst over een specifieke buurt of wijk gaat, bezorg uitnodigingen dan huis aan huis. Als je op de envelop de tekst ‘Aan de bewoners van dit huis’ noteert, mag je die ook bezorgen bij huizen met een nee-sticker op de brievenbus.

Stuur je uitnodigingen per mail? Houd rekening met de privacywetgeving op dit gebied. Je mag als organisatie mensen niet zomaar mailen, appen of een direct message sturen, tenzij ze lid zijn van je partij of ze je vooraf toestemming gaven. Je kunt vooraf toestemming vragen en dat mag, hoe vreemd dat ook klinkt, weer wél met een mail. Je vraag (‘Mag ik je een uitnodiging sturen?’) moet specifiek en helder zijn en de ontvanger moet in de gelegenheid worden gesteld te antwoorden. Je mag de uitnodiging alleen sturen als de ontvanger heeft geantwoord dat dat goed is. Wie niet reageert stemt volgens de wet niet toe.

Je maakt de bijeenkomst ook bekend via een persbericht aan de lokale of regionale media en vanzelfsprekend via je eigen kanalen (website en sociale media). Je kunt journalisten ook uitnodigen. Zet in dat geval onder het persbericht in een noot voor de redactie: ‘U bent van harte welkom tijdens de bijeenkomst’ of woorden van gelijke strekking. Zet er een telefoonnummer bij dat journalisten kunnen bellen voor meer informatie.

In de tekst van persbericht en uitnodiging vertel je duidelijk wat de reden van de bijeenkomst is en wat mensen ervan mogen verwachten. Heb je een foto die te maken heeft met het onderwerp, of kun je er een laten maken? Voeg die dan bij. Voor gedrukte media is het een foto op hoge resolutie. Een foto van een gastspreker is ook aan te bevelen. Foto’s zorgen ervoor dat je persbericht in de gedrukte of online media beter opvalt. Foto’s met mensen erop doen het beter dan foto’s zonder.

Techniek

Ook de techniek in de zaal is van belang. Is het mogelijk een presentatie te laten zien, eventueel met geluid? Hoe zit het met microfoons en speakers? Denk na over het type microfoon dat past bij het gebruik: een spreker achter een katheder is gebaat bij een vaste microfoon, wie over het podium of in de zaal wandelt, heeft een losse microfoon of headset nodig.

Denk ook na over hoe mensen in de zaal zich verstaanbaar kunnen maken. je zou in het middenpad een microfoon kunnen plaatsen voor insprekers. Het nadeel daarvan is dat een eventuele gespreksleider geen regie over de insprekers heeft. Die regie is er wel als de moderator of een ‘assistent’ met een losse microfoon naar insprekers toeloopt en die microfoon weer weg kan trekken als dat gewenst is.

Vooral het switchen van microfoons naar het geluid van een (PowerPoint-)presentatie gaat nogal eens mis. Test de techniek, zodat eventuele problemen tijdig worden opgelost.

Catering

Tijdens de inloop en de pauze is er voor iedereen voldoende koffie, thee, water en eventueel een koekje of een plak cake. Bedenk daarbij dat overdaad schaadt. Dat wekt de indruk dat de partij over veel geld beschikt en/of de gasten wil ‘inpakken’.

Om diezelfde reden is het verstandig om gasten hun consumpties na afloop zelf te laten betalen. Of het te laten bij één gratis consumptie per persoon. Zorg in elk geval wel dat het mogelijk is om na afloop nog even informeel na te praten, dat wordt doorgaans als plezierig ervaren.

Nazorg

Bied gasten de gelegenheid om aan het slot van de bijeenkomst hun naam en mailadres te (laten) noteren op een formulier. Vertel en leg op het formulier vast waar u de contactgegevens voor gebruikt. Dat kan zijn om de gasten een verslag van de avond te sturen of om hen te informeren over ontwikkelingen rond het thema van de bijeenkomst. Ook kun je ervoor kiezen mensen toestemming te vragen om een nieuwsbrief van de partij toe te sturen.

 

Politieke partij als organisator

Als je op internet informatie zoekt over het organiseren van bijeenkomsten, ontdek je al snel dat veel lijstjes met tips en checklists niet helemaal voldoen. De reden: voor een politieke partij gelden andere ongeschreven regels dan voor bijvoorbeeld een bedrijf of vereniging.

Gasten vinden het normaal als een bedrijf na afloop als dank voor de aanwezigheid een cadeautje aanbiedt. Voor een politieke partij kan dit worden beschouwd als het ‘kopen’ van aanhang of kiezers. Dat geldt ook, zoals gezegd, voor overdadige hapjes en drankjes. Soberheid en zuinigheid worden doorgaans gewaardeerd.

Partijstandpunt en mening van aanwezigen

Vaak zul je als politieke partij een bijeenkomst organiseren over een thema waarover de meningen verschillen. Juist de mix van standpunten maakt de bijeenkomst immers de moeite waard. Tegelijkertijd betekent dat ook dat je alert moet zijn: hoe verhouden de meningen van gasten zich tot die van je partij?

Er zijn grofweg twee mogelijkheden:

  1. je partij heeft al een standpunt vastgesteld en de bijeenkomst is een goede gelegenheid daarover verantwoording af te leggen;
  2. je partij heeft nog geen standpunt bepaald en de bijeenkomst is een goede gelegenheid om gevoed te worden door de inbreng van gasten.

Beide opties brengen risico’s met zich mee. Het is zaak die te onderkennen en erop in te spelen.

Heb je al een standpunt? Het risico bestaat dat gasten zich afvragen waarvoor ze moesten komen: ‘Alles is immers al in kannen en kruiken’. In dit geval is het een optie om een bijeenkomst te organiseren voor gelijkgestemden. Het onderwerp is dan niet het partijstandpunt (want dat ligt al vast), maar meer de manier waarop de partij en de aanwezigen elkaar kunnen helpen om het gewenste doel te bereiken. Een andere optie is dat je tijdens de avond, en ook daarna, laat zien dat je openstaat voor andere standpunten. Maak dan bijvoorbeeld tijdens debatten in de raadzaal duidelijk dat je de afwijkende inbreng hoorde en vertel waarom je die wel of niet hebt overgenomen.

Heb je nog geen standpunt? De avond staat dan in het teken van luisteren. Maak aan het begin en aan het slot duidelijk dat de fractie een eigen en onafhankelijke afweging maakt. Dat de fractie dus geen doorgeefluik is van de inbreng van de avond. Beloof dat je die inbreng wel serieus neemt en bij de uiteindelijke afweging een belangrijke plaats geeft. Leg daarover later verantwoording af, bijvoorbeeld tijdens de raadsvergadering over het onderwerp of in een mail aan de aanwezigen.

Sprekers van buiten

Sprekers (of deelnemers aan een forumdiscussie) van buiten de partij hebben zeker een toegevoegde waarde voor je bijeenkomst. Je maakt ermee duidelijk dat het geen feestje voor je partij is, maar dat het hier gaat om een hoger doel. Om het algemeen of publiek belang.

Wees wel kritisch op wie je vraagt. Mag het iemand zijn met standpunten die haaks staan op die van je partij? Het antwoord hangt af van de vervolgvraag: is je partij opgewassen tegen die tegenspraak? Zo ja, dan kun je het doen. Zo nee: denk er dan nog eens over na of het een goed idee is. Bereid je er dan in ieder geval op voor. Voorkom dat je partij aan het einde van de avond een slechter imago heeft dan aan het begin.

Iets soortgelijks geldt voor een optreden van een concurrerende partij. Het staat sympathiek en zelfbewust, maar ook hier zijn er risico’s. Je wilt bijvoorbeeld niet dat ‘die ander’ je bijeenkomst kaapt.

Openbare fractieavonden

In veel gemeenten houden partijen voorafgaand aan een nieuwe raadscyclus een openbare fractie- of inloopavond. Iedereen die dat wil is welkom om langs te komen en zijn of haar mening te geven. De bijeenkomsten worden ook gebruikt om inwoners de gelegenheid te geven zaken aan te kaarten die (nog) niet op de politieke agenda staan.

Dit soort avonden zijn te waarderen, want de politiek legt hiermee verantwoording af en biedt ermee een gelegenheid tot feedback en interactie. Toch blijkt de belangstelling voor dit soort bijeenkomsten bij inwoners vaak niet groot.

Tip: koppel zo’n avond aan één raadsvoorstel en meld dat ook andere agendapunten besproken kunnen worden. Kies een voorstel waar veel interesse voor is en/of dat voor je eigen partij erg belangrijk is. Kondig dus geen openbare fractieavond aan, maar een bijeenkomst over bijvoorbeeld ‘Parkeren in het centrum’.

Verder geldt hier wat eerder is gemeld over wel of geen standpunt innemen: wees je bewust van de verwachtingen die mensen hebben als ze de moeite nemen om naar je zaaltje te komen en hun mening te geven. Beloon die inzet en doe dat door (later) te laten weten wat je met de inbreng doet of deed.

Tot slot

Kwantitatief (de hoeveelheid mensen die je bereikt) is een bijeenkomst doorgaans niet het meest effectieve communicatiemiddel. Met een bericht op Facebook bereik je vast meer mensen en doe je dat ook nog eens met veel minder kosten en inspanningen.

Een bijeenkomst organiseer je dan ook niet vanwege de kwantiteit, maar om de kwaliteit. Het contact dat je enkele uren lang met de aanwezigen hebt, is interactiever en intenser dan een bericht op sociale media of een stukje in het lokale weekblad. Daardoor heeft een bijeenkomst ook meer (of in ieder geval een andersoortige) impact.